Публикация с сайта: www.megtranscom.ru — МежТрансКом. — перевозки сборных грузов до Нового Уренгоя. Отправка грузов из Москвы в Новый Уренгой.
Телефон: +7(495)921-03-29
105088 Москва, ул.Буракова, д.6, стр.4.

Грузоперевозки: АРХИВажный вид перевозок

Некоторые люди наивно полагают, что в перевозке документов ничего сложного нет. Собрал их в стопки, сложил в коробки или перевязал веревками, погрузил в машину и все. Но так может рассуждать только человек, который ни разу не сталкивался с подобными вещами. И только те, кто пострадал в результате потери или порчи важных документов при их перевозке знают, на сколько важно все правильно организовать. А значит лучше всего обратиться за помощью к профессионалам.

Перед тем, как воспользоваться услугой грузоперевозки документов, важно знать:

Документы — это очень ценный груз. Ведь в них хранится информация. Которая может оказаться бесценной. Особенно важно все правильно организовать, когда фирма переезжает с одно места на другое. Если компания работа на рынке не один год, то у нее наверняка накопился солидный архив документов и бухгалтерской отчетности. Здесь и учредительные документы, бумаги из отдела кадров, вся бухгалтерия, налоговая отчетность и многое другое. Для перевозки груза такого рода лучше использовать отдельную машину. А если объем документов очень большой, то в Газели места может просто не хватить.

Каждая компания хранит свои документы определенным образом. А значит очень важно чтобы при переезде никакие бумаги не перепутались. В противном случае у сотрудников фирмы уйдет несколько недель на то, чтобы полностью восстановить и рассортировать свои архивы.

Люди, занимающиеся перевозкой архивов профессионально, знают все эти нюансы. Поэтому первым делом они обращают внимание на то, в каком состоянии и виде хранится архив. Они всегда сложить его отдельно от остальных вещей и в строго определенном порядке. Документы помещаются в коробки не как попало, а только согласно определенной последовательности. После упаковки коробка маркируется. Ведь после переезда нужно будет раскладывать архив заново. Сделать это можно быстро и удобно, когда точно знаешь где что лежит.

Самый главный враг документов — это повышенная влажность. По этой причине упаковка бумаг осуществляется в определенный материал. Чаще всего используется упаковка из многослойного картона. Она помогает сохранить форму документам. А для борьбы с влажностью архивы упаковывают перед этим в полиэтиленовую пленку.

Затем все бумаги помещаются в коробки и грузятся в машину.

К тому же в документах компании может содержаться информация, которая не подлежит разглашению третьим лицам. А значит чтобы соблюсти эту тайну и быть уверенным в сохранности, нужно выбирать только серьезную проверенную транспортную компании. Лучше всего иметь дело с теми фирмами, которые вам рекомендуют ваши друзья и коллеги.

В договоре, заключаемом между заказчиком и транспортной компанией, очень часто добавляется такой пункт как конфиденциальность сведений. Транспортная компания берет на себя ответственность и подтверждает, что не один из ее сотрудников не будет пытаться узнать содержимое перевозимого архива.

Советы для тех, кто занимается перевозкой архивов самостоятельно:

Перед осуществлением перевозки архива составьте подробный перечень всех документов. Так вам будет проще проследить за ними. Кстати, этот пункт относится и к случаям, когда вы обращаетесь за услугами в специализированную компанию.

Транспортировать архивы следует в отдельной машине от. Не стоит помещать их вместе с другими предметами из офиса. Обязательно упаковывайте документы в специальный материал. Не стоит их класть в коробки вместе с другими предметами.

Документы легко мнутся и могут порваться. Поэтому складывайте бумаги в плотные стопки и оборачивайте их полиэтиленовой пленкой. Получившиеся пачки бумаг сложите в многослойные картонные коробки, которые надежно запечатываются.

На каждую коробку наносится соответствующая маркировка. Так вам будет проще разобраться где что лежит на новом месте. А так же проследить, все ли коробки были доставлены.

В кузове машины устанавливайте коробки как можно плотнее. Это необходимо чтобы во время езды они не повредились, порвались или вообще выпали из машины. Все коробки должны быть надежно запечатаны.

Многие фирмы хранят важные документы внутри сейфа. Так вот во время переезда лучше всего их достать оттуда. Так вам намного проще будет транспортировать сейф. Ведь он и без того тяжелый. А если в нем еще куча бумаг, то грузчикам придется сильно постараться, прежде чем они доставят его на новое место. К тому же в сейфе документы сложены не плотно. А значит во время дороги, когда сейф будет трясти, скорее всего они перемешаются между собой и помнутся. Открыв сейф, вы увидите кучу бумажек, разбросанных и помятых.